1. Nome

Il nome dell’associazione è International Disc Duplicating Association Incorporated (associazione internazionale duplicazione dischi) in seguito indicata come “l’associazione”

2. Oggetto

Oggetti dell’associazione sono: agire nell’interesse delle organizzazioni coinvolte nella duplicazione di supporti ottici ed attività correlate.

3. Affiliazione

a) Affiliati dell’associazione sono i soci fondatori e tutte quelle persone ed organizzazioni che il consiglio direttivo accetterà come membri.
b) L’affiliazione è aperta a tutti quegli individui ed organizzazioni che accettano l’oggetto e le regole dell’associazione e che sono coinvolti in maniera sostanziale con la duplicazione di supporti ottici ed attività correlate.
c) Individui ed organizzazioni che vogliano diventare membri dell’associazione devono richiederlo al consiglio direttivo attraverso la compilazione dell’apposito modulo.
d) Il consiglio direttivo deciderà se accettare o meno la richiesta di affiliazione. Il consiglio direttivo non è tenuto a fornire spiegazioni sulle ragioni della sua decisione sia essa positiva o negativa. Il consiglio direttivo può nominare un responsabile per le affiliazioni che potrà accettare l’affiliazione fino alla ratifica del consiglio direttivo.
e) Gli affiliati devono pagare il canone di affiliazione quale determinato dall’assemblea generale dell’associazione.
f) L’associazione terrà un registro dei membri dove verranno annotati il nome, l’indirizzo, la data di affiliazione. Sarà inoltre previsto nel registro uno spazio per annotare la eventuale data di cessazione di affiliazione.
g) L’affiliazione cessa per dimissione del membro, espulsione o mancato pagamento del canone di affiliazione entro 3 mesi dalla scadenza.
h) Il canone di affiliazione deve essere pagato entro il primo giorno di ogni anno finanziario dell’associazione. L’anno finanziario dell’associazione va dal 1 gennaio al 31 dicembre salvo diversa determinazione del consiglio direttivo.
i) Le categorie di affiliazione saranno decise di tanto in tanto dal consiglio direttivo.

4. Responsabilità dei membri

Gli affiliati all’associazione non avranno responsabilità su eventuali debiti o responsabilità dell’associazione, ne su costi e spese generate dalla gestione dell’associazione eccetto che per l’importo ammontare di ogni canone non pagato.

5. Disciplina dei membri

a) Un affiliato può essere espulso dall’associazione (o sottoposto a provvedimento disciplinare) dal consiglio direttivo se a giudizio del consiglio, dopo avere concesso al membro l’opportunità di dare una spiegazione sulla sua condotta, tale condotta sia valutata dal consiglio essere contro gli interessi dell’associazione.
b) Un affiliato che desideri appellarsi contro una decisione di espulsione o di provvedimento disciplinare può farlo notificando al segretario in forma scritta che desidera che la decisione sia rivista alla prossima assemblea generale dell’associazione.

6. Dispute tra gli affiliati

a) Nel caso di disputa tra affiliati (relative a questioni inerenti il loro essere affiliati), o tra un affiliato e l’associazione o tra un affiliato ed il consiglio direttivo si applica la seguente procedura.
b) Ogni parte della disputa nominerà un rappresentante che non sia direttamente coinvolto nella disputa. I rappresentanti dovranno quindi cercare di risolvere la disputa in maniera negoziale.
c) Nel caso i rappresentanti non siano in grado di risolvere la disputa entro 14 giorni (o un periodo diverso in caso tale periodo venga accordato preventivamente) le parti coinvolte nella disputa nomineranno un unico referente condiviso per la mediazione.
d) Nel caso anche il punto c) non porti alla risoluzione della disputa il consiglio direttivo potrà dirigere direttamente la mediazione.

7 Gestione – tramite il consiglio direttivo

a) L’associazione è gestita e controllata dal board e da altri affiliati. L’insieme di queste persone è definito il consiglio direttivo. Il consiglio direttivo agisce in accordo con le decisioni prese durante le assemblee generali dell’associazione.
b) Il board è formato dal presidente, il vice presidente, il segretario, il tesoriere, il responsabile per le affiliazioni ed altre posizioni decise dal consiglio fino ad un massimo di otto ulteriori membri.
c) Il board e gli altri membri del consiglio direttivo devono essere eletti ogni anno all’assemblea generale. Ogni posizione vacante che dovesse verificarsi nel consiglio direttivo potrà essere occupata da un affiliato deciso dal consiglio.
d) Ogni membro del consiglio è in carica dalla data dell’elezione fino alla data della successiva assemblea generale.
e) Membri del consiglio uscente possono essere rieletti.
f) Il consiglio direttivo si incontrerà tutte le volte che riterrà opportuno per gestire le attività dell’associazione e comunque non meno di una volta all’anno.
g) Il quorum per le riunioni del consiglio direttivo è definito nella metà del numero dei membri del consiglio eletti durante l’ultima assemblea generale.
h) Notifica di riunione del consiglio dovrà essere data alla riunione precedente del consiglio o attraverso altro mezzo che il consiglio abbia ritenuto definire.
i) Un membro del consiglio cessa la carica tramite dimissioni scritte o rimozione da affiliato dell’associazione o assenza per cinque riunioni consecutive senza approvazione del consiglio.
j) Il consiglio può operare validamente purché il numero delle persone che lo compongono non scenda sotto il quorum. Se il numero delle persone che compone il consiglio scende sotto il quorum i rimanenti membri del consiglio possono operare unicamente per incaricare nuovi membri del consiglio.
k) Le questioni affrontate alle riunioni del consiglio sono decise a maggioranza dei voti dei presenti. In caso di parità di voti la persona che presiede la riunione potrà votare due volte.
l) Se entro mezz’ora oltre l’orario di inizio di una riunione del consiglio il quorum non è raggiunto, la riunione può essere disciolta.
m) Una riunione del consiglio può essere convocata dal presidente o da un minimo di due membri del consiglio.
n) Il consiglio può riunirsi di persona o attraverso il telefono o attraverso internet.

8 Assemblea generale

a) Una assemblea generale dell’associazione deve essere tenuta ogni anno entro sei mesi dalla chiusura dell’anno finanziario dell’associazione.
b) Il consiglio, quando lo ritiene opportuno, convoca l’assemblea generale dell’associazione. Un’assemblea generale deve inoltre essere convocata dal consiglio entro tre mesi dal ricevimento di una richiesta mossa da un minimo del cinque per cento degli affiliati all’associazione.
c) L’annuncio di ogni assemblea generale deve essere dato a tutti gli affiliati con un preavviso minimo di 14 giorni. In caso di assemblea generale dove debba essere proposta una risoluzione speciale, notizia di tale risoluzione deve essere data a tutti gli affiliati con un preavviso minimo di 21 giorni prima dell’assemblea.
d) Nel caso dell’assemblea generale annuale devono essere fatte le seguenti cose:

i) Conferma dell’ordine del giorno dell’ultima assemblea generale annuale e di ogni altra assemblea generale speciale recente;

ii) Ricevuta del rapporto del consiglio sulle attività dell’associazione nell’ultimo anno finanziario;

iii) Elezione del board e degli altri membri del consiglio direttivo;

iv) Ricevuta e approvazione di un documento del consiglio che non sia fuorviante e che dia un preciso bilancio dell’ultimo anno finanziario dell’associazione, ricavi e costi, attività e passività ed altre voci ritenute opportune.

e) Il quorum per l’assemblea generale è di cinque affiliati presenti di persona. Se entro mezz’ra dall’orario di inizio dell’assemblea stabilito il quorum non è raggiunto l’assemblea deve essere dissolta.
f) Le votazioni all’assemblea generale sono fatte ad alzata di mano eccetto il caso in cui vi sia una richiesta di votazione segreta. Le decisioni vengono prese a maggioranza relativa eccetto quelle questioni per cui sia necessaria una risoluzione speciale nel qual caso è richiesta una maggioranza dei tre quarti dei presenti.
g) Tutti i voti devono essere dati di persona, non sono consentiti voti per delega.
h) Nel caso di uguaglianza di voti la persona che presiede la riunione potrà votare due volte.
i) Le candidature per le elezioni del board e del consiglio possono essere presentate all’assemblea generale o in ogni altro modo che l’associazione abbia determinato all’assemblea generale.
j) Notizia scritta di ogni assemblea generale deve essere data agli affiliati o personalmente o per posta.
k) Affiliati che hanno questioni che vogliono affrontare all’assemblea generale devono dare notizia scritta di ciò al segretario. Il segretario dovrà quindi includere tali questioni nell’ordine del giorno della prossima assemblea generale.

9 Il board

a) Il presidente ed in sua assenza il vicepresidente, presiede ogni assemblea generale ed assemblea del consiglio dell’associazione.
b) Se il presidente ed il vicepresidente sono assenti da un’assemblea o non desiderano presiederla, i membri presenti all’assemblea possono eleggere uno di loro a presiedere l’assemblea.
c) Il segretario deve assicurarsi che sia mantenuto un registro di tutte le attività dell’associazione incluso lo statuto, il registro degli affiliati, i verbali di tutte le assemblee generali e tutta la corrispondenza. Questo registro deve essere disponibile per ispezione da ogni affiliato e deve essere tenuto in custodia dal segretario.
d) Il tesoriere deve assicurarsi che tutto il denaro ricevuto dall’associazione sia depositato in un conto a nome dell’associazione. I pagamenti dovranno essere fatti in contanti o tramite assegni firmati dai firmatari autorizzati dal consiglio. Spese straordinarie dovranno essere autorizzate anticipatamente dal consiglio e da un’assemblea generale.
e) Il tesoriere dovrà assicurarsi che siano mantenuti corretti i libri contabili che mostrano le attività finanziarie dell’associazione. Queste informazioni dovranno essere disponibili per ispezione da ogni affiliato e dovranno essere tenete in custodia dal tesoriere.

10. Risoluzioni speciali

a) Una risoluzione speciale deve essere approvata da un’assemblea generale dell’associazione per effettuare le seguenti cose:

i) cambio del nome dell’associazione;

ii) cambio dello statuto dell’associazione;

iii) cambio dell’oggetto dell’associazione;

iv) fusione con un’altra associazione;

v) scioglimento volontario dell’associazione e distribuzione delle sue proprietà;

vi) trasformazione o costituzione di azienda o cooperativa

b) Una risoluzione speciale per essere accettata deve essere approvata nella seguente maniera:

i) deve essere data notizia a tutti gli affiliati avvisando che è indetta un’assemblea generale per affrontare una risoluzione speciale;

ii) la notizia deve essere data con dettaglio della risoluzione speciale proposta con un preavviso di almeno 21 giorni dal giorno fissato per l’assemblea;

iii) l’assemblea deve avere il quorum di presenti

iv) almeno tre quarti dei voti validi devono approvare la risoluzione speciale.

11 Pubblico ufficiale

a) Il consiglio deve assicurarsi che una persona sia incaricata come pubblico ufficiale.
b) Il primo pubblico ufficiale sarà la persona che avrà completato le formalità per la costituzione dell’associazione.
c) Il consiglio può in ogni momento destituire il pubblico ufficiale e incaricare un nuovo pubblico ufficiale purché questi abbia almeno 18 anni e sia residente in New South Wales.
d) Il pubblico ufficiale potrà essere vacante nelle seguenti circostanze:

i) morte;

ii) dimissioni

iii) destituzione da parte del consiglio o in assemblea generale;

iv) bancarotta o insolvenza finanziaria;

v) malattia mentale o incapacità;

vi) residenza fuori da New South Wales.

e) In caso il pubblico ufficiale sia vacante il consiglio deve entro 14 giorni notificare ciò al Department of Fair Trading tramite il modulo apposito ed incaricare un nuovo pubblico ufficiale.
f) Il pubblico ufficiale deve dare notifica al Department of Fair Trading tramite apposito modulo in tutte le seguenti circostanze:

i) Incarico (entro 14 giorni)

ii) Cambio di residenza (entro 14 giorni)

iii) Cambiamenti nell’oggetto e nello statuto dell’associazione (entro un mese)

iv) Bilancio dell’associazione (entro un mese dopo l’assemblea generale annuale)

v) Cambio di nome dell’associazione (entro un mese)

g) Il pubblico ufficiale può essere un membro del board, del consiglio direttivo o ogni altra persona ritenuta adatta alla posizione dal consiglio.
h) h) Il pubblico ufficiale deve tenere un registro dei membri del consiglio direttivo, tale registro deve:-

i) contenere il nome e l’indirizzo di residenza di ogni membro del consiglio e la data in cui è diventato membri del consiglio;

ii) essere aggiornato entro un mese dalla data di ogni cambiamento

iii) essere disponibile per ispezioni da parte di chiunque ad ogni ora ragionevole senza addebito di costi.

12 Varie

a) L’associazione deve essere assicurata come richiesto dall’atto di costituzione dell’associazione e deve inoltre essere assicurata in ottemperanza a necessità di legge o scopi ritenuti necessari dall’associazione stessa.
b) I fondi dell’associazione possono derivare dai canoni degli affiliati, donazioni ed ogni altra forma approvata dall’associazione.
c) Il timbro ufficiale dell’associazione deve essere tenuto in custodia dal segretario e può essere apposto su un documento solo se approvato dal consiglio. L’apposizione del timbro ufficiale deve essere testimoniata dalla firma di due membri del consiglio.
d) Nel caso in cui l’associazione sia disciolta o subisca il proscioglimento le attività residue dovranno essere distribuite in accordo con i dettami del Association Incorporation Act del 1984.
e) Duplicazione di documenti dell’associazione è effettuata tramite il pubblico ufficiale o personalmente tramite due membri del consiglio.
f) Notifiche spedite via posta sono considerate ricevute dopo due giorni dalla data di spedizione.
g) Le proprietà e gli incassi dell’associazione potranno essere utilizzati solo per il conseguimento dell’oggetto dell’associazione e non possono essere pagati o trasferiti agli affiliati sotto forma di dividenti, bonus o utili.

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